¿Qué es Producteev?
Se trata de un gestor de tareas online. Esto significa que es una herramienta que ayuda a ordenar las labores de un trabajador o un equipo según la importancia, sus responsables o su fecha de entrega y hacer un seguimiento completo de dichas labores.
¿Por qué es necesario?
La planificación de las tareas ayuda a ordenar el pensamiento y el trabajo de una manera racional. Esto cobra más relevancia cuando se trabaja en equipo y se requiere que las tareas se realicen en el orden más eficiente posible.
¿Cuáles son sus características generales?
Cuenta con una interfaz muy intuitiva, lo que hace que la "carga" de trabajo a la hora de gestionar las tareas se lleve de una manera más agradable.
Está disponible para todas las plataformas. Por tanto, si se añaden agentes externos al equipo habitual de trabajo no hay problemas de compatibilidad, ni los archivos se corrompen con facilidad. Está disponible para Windows y Mac, además de Android y iOS para dispositivos móviles. La existencia de aplicaciones hace el trabajo más estable, de modo que se puede acceder offline a los contenidos en cualquier momento.
Se pueden crear distintos perfiles de trabajo, para tener en un mismo sitio toda la información de los distintos proyectos que tenemos en marcha, en cualquiera de los roles que se nos haya asignado. Se puede personalizar cada tarea, añadir etiquetas y adjuntar archivos interesantes para cada caso.
Al unirse al correo electrónico, facilita la comunicación entre los integrantes del trabajo y para enviar comunicaciones a otras personas, como proveedores o clientes. Las notificaciones se pueden activar para seguir el progreso de la tarea y ver cómo evoluciona el trabajo en los roles de cada persona.
Es gratuito, de modo que no hay barreras económicas para que se incorporen nuevas personas o entidades a la programación. Esto unido al punto anterior, facilita que los equipos se amplíen a todas las personas con acceso a internet.
¿Quién debería tenerlo?
Cualquier creador de un proyecto, tanto online como offline. La organización de tareas no es propio del mundo web, ni mucho menos, pero las herramientas online ayudan a mejorar la comunicación entre los agentes. Hoy día cualquier persona tiene un teléfono con conexión a Internet, lo que acorta los tiempos de interacción. Esta herramienta organiza esa información y la clarifica con la interfaz visual.
¿Cómo funciona?
Cuando accedemos a Producteev hay que tener en cuenta que existen 3 niveles diferentes para la gestión de nuestros proyectos.
En un primer nivel encontramos las networks o redes. Una network engloba a diferentes usuarios que están colaborando con nosotros. Por ejemplo, podemos tener la network de “Amigos con los que trabajo” y otra diferente de “Enemigos con los que trabajo”.
En un segundo nivel encontramos los proyectos. Cada network puede contener diferentes proyectos. Por ejemplo, en la network de “Amigos con los que trabajo” puedo tener el proyecto “Salir de fiesta” en el que colaboran 2 usuarios. Y el proyecto “Ir al cine” en el que participan otros 3 usuarios diferentes.
Esta manera de funcionar nos resulta útil ya que muchas veces trabajamos con un equipo de personas pero no todos estamos involucrados en los mismos proyectos. Esto nos facilita, como responsables, hacer un seguimiento de varios proyectos pero que no todos los usuarios reciban notificaciones de tareas que no les incumben.
Y finalmente, tenemos el tercer nivel que son las tareas. Cada proyecto se divide en tareas que están asignadas a determinados usuarios y en un determinado tiempo. Así, conseguimos que todos los usuarios que participan en un proyecto reciban únicamente las tareas que les corresponden.
Cuando editamos las tareas podemos incluir diferentes especificaciones, por ejemplo, concretar una fecha de finalización, especificar si la prioridad es alta, media o baja, añadir etiquetas o “labels” para clasificar las tareas por temáticas y dividir la tarea en subtareas.
Producteev también nos permite asignar tareas a usuarios y poner a otros de “followers” o “seguidores”. Eso significa que nuestro jefe puede hacer un seguimiento de las tareas adjudicadas cada uno de los miembros del equipo aunque él no vaya a realizar ninguna de ellas.
En resumen, tenemos la red o network “Amigos con los que trabajo”, el proyecto “Ir al cine” y las tareas “Reservar entradas” + “Comprar palomitas”. Dentro de la tarea “Reservar entradas” vemos que hay una subtarea de “Imprimir entradas”.
Una vez completada la tarea, simplemente la marcamos y pasa a la sección de “Completado” o “Completed” donde podemos recuperarla en caso de que se tenga que repetir de nuevo.
A partir de aquí, podemos crear nuevas redes o networks con nuevos usuarios y diferentes proyectos y tareas.
Esperamos que con Producteev y con este resumen la gestión de proyectos con los miembros de tu equipo sea pan comido.
¡Mucha suerte y si tienes dudas o comentarios serán muy bienvenidos!
